Agiles Projektmanagement bei heyday

Agilität ist von uns als Marketingagentur natürlich zu erwarten. Manchmal geht diese Agilität aber weit über das selbstverständliche Maß an flexibler Arbeitsweise und schnell zu adaptierenden Anforderungen und Umsetzungen hinaus. Nämlich dann, wenn man, so wie wir bei heyday, neben eher „klassischen“ Angeboten auch komplexere Marketingkonzepte und Softwareprodukte entwickelt.

Unter diesen Vorzeichen sind ganz besondere Fähigkeiten des Teams gefragt, ohne die die mannigfaltigen Aufgaben nicht zu bewältigen wären.

Wir haben dafür bei heyday eine perfekte Mischung aus erfahrenen Projektmanagern, Senior-Entwicklern und jüngeren Entwicklern, die alle ihre besonderen Fähigkeiten in den agilen Entwicklungsprozess einbringen und die neben der Softwareentwicklung auch anderen digitalen Marketingprojekten wesentliche Impulse geben können.

Scrum – ein „Gedränge“ mit System

Dieses interdisziplinäre Team arbeitet bei uns nach der agilen Entwicklungsmethode Scrum.

Das Wort Scrum stammt aus dem englischen Rugby-Sport und bedeutet „Gedränge“. Wie der besagte Rugby-Spielzug hat auch die Entwicklungsmethode Scrum zwar wenig Regeln und wirkt daher auf den ersten Blick etwas willkürlich. Schaut man aber genauer hin, ist sie bestens dafür geeignet, ein Höchstmaß an Flexibilität und Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu ermöglichen.

Ursprünglich bei der reinen Softwareentwicklung genutzt, kommt Scrum inzwischen auch außerhalb dieses Anwendungsfalles immer häufiger zum Einsatz und spielt dabei einige ihrer Vorteile für ein erfolgreiches Projektmanagement aus:

• Schnelle Reaktion auf veränderte Anforderungen durch häufige Iterationen – die „Sprints“

• hohes Maß an Transparenz des Prozesses

• intensives, kooperatives Zusammenarbeiten mit den Kunden

Scrum hat wenige, aber klare Regeln und Rollen

Die Rollen im Scrum sind schnell umrissen.

Der Product Owner

Der Product Owner formuliert die Anforderungen und priorisiert sie für das Team.

Der Scrum Master

Der Scrum Master hält den Prozess am Laufen und kümmert sich darum, dass das Team ungestört arbeiten kann.

Das Entwicklerteam

Das Entwicklerteam setzt die Anforderungen um und agiert dabei im Wesentlichen selbstorganisiert.

Neben den Rollen gibt es noch wenige, aber sehr klar umrissene Aktivitäten und Artefakte, die hier nur kurz benannt werden sollen.

Für Scrum braucht es nur einige wenige Aktivitäten.

Der Sprint: Ein festgelegter Zyklus, der immer gleich lang sein und nicht länger als maximal 4 Wochen dauern sollte.

Die Sprint-Planung: Damit der Sprint auch funktioniert, bedarf es einer klaren Zielsetzung, festgelegt in der Sprint-Planung.

Daily Scrum: Ein kurzes Stand-up-Meeting, nicht länger als 15 min, in dem jedes Teammitglied mitteilt, was es am vorherigen Tag geschafft hat, was es für den heutigen Tag plant und auf welche Hindernisse es gestoßen ist.

Sprint Review: Hier werden die Ergebnisse des Sprints vorgestellt.

Sprint Retrospektive: Es läuft nicht immer alles nach Plan, daher werden die Do’s and Don‘ts des zuletzt durchgeführten Sprints analysiert und ggf. Maßnahmen zur Verbesserung besprochen.

Die Anforderungen and das Produkt sind in verschiedenen Backlogs (Product- und Sprint-Backlog) gesammelt und werden dort in ihren jeweiligen Komplexitäten geschätzt und priorisiert.

Das Potential von agilem Marketing in Unternehmen

Wenn man Scrum kurz zusammenfassen will, dann mit den Worten:

Schnelligkeit, Transparenz und Flexibilität.

Alles Eigenschaften, die sich Marketingteams auch für ihre Projekte wünschen. Dies gilt um so mehr, als dass bereits jetzt und zukünftig sicherlich noch mehr, digitale Marketingstrategien das Tun und Handeln dieser Teams bestimmen werden.

Aus meiner eigenen langjährigen Erfahrung als Produktmanager kann ich resümieren, dass nichts frustrierender ist, als wenn riesige Marketingprojekte, wie beispielsweise der Launch eines Internetportals oder einer Endverbraucher-App, im Wasserfallmodell mit einem anfangs festgeschriebenen detaillierten Pflichtenheft starten und nur mit größter Mühe Änderungen und notwendige Anpassungen noch während der Umsetzung realisierbar gewesen sind.

Für solche Projekte ist zu erwarten, dass bei Einsatz von agilen Methoden, ob nun Scrum, Kanban oder sogar Design Thinking, die Projektlaufzeiten und Kosten erheblich gesenkt werden können.

Interessant ist zudem, dass agile Managementmethoden längst nicht nur für Projekt- oder Produktmanager von Interesse sind, sondern auch für Vertriebsspezialisten im B2B-Geschäft immer relevanter werden.

Denn inzwischen sind die Aufgaben eines Key Account Managers so komplex geworden und die Kundenerwartung so umfangreich, dass es sich eher um Team-basierte Problemlösungsprozesse handelt, als um einfache 2-dimensionale Aufgaben. In einem kürzlich veröffentlichten Whitepaper (1) des Deutschen Marketing Verbands (DMV) wird dieser Anwendungsfall eindrücklich beschrieben. Wenn auch klar wird, dass sicherlich kein Vertriebsteam im engeren Sinn Scrum durchführen wird, so sind doch die Grundgedanken des agilen Arbeitens auf die heute notwendige Arbeitsweise auch von Vertriebsteams zu transferieren.

Digitalisierung des Marketings und die Reaktion darauf

Die Digitalisierung des Marktes führt zwangsläufig dazu, dass die Marketingverantwortlichen aber auch Projektmanager in Zukunft immer schneller auf Veränderungen reagieren müssen.

Mit agilen Methoden erhöht sich die Geschwindigkeit der Umsetzung von Strategien und Maßnahmen. Die engmaschige iterative Rückkopplung mit den Kunden lässt das Marketing zudem wieder näher an den Kunden rücken und gibt Raum zur Adjustierung etwa von Marketingkampagnen.

Zielgruppen sind viel flüchtiger geworden, sind leicht abzulenken und sind einer zunehmend unübersichtlichen Menge an Produkten ausgesetzt. All dies spricht gegen langfristige und behäbige Methoden zur Kundenansprache. Nicht zu unterschlagen ist auch die Tatsache, dass der Kunde nicht nur Marketinginformationen konsumiert, er kommentiert sie auch. Auf diese Rückkopplung muss das Marketing schnell und effizient antworten, sonst wendet sich der Kunde schnell anderen Marktteilnehmern zu. Wer als Unternehmen nun erst mit der perfekten Drei-Jahres-Planung beginnt, wird den Kampf um seinen Kunden verlieren.

1. Scrum im B2B-Vertrieb – wie die Verkaufsorganisation agil wird | DMV Whitepaper Nr. 07 | August 2019.

Autor: Dr. Matthias Debarry

Senior Creative Consultant